一心多用工作效率會更高嗎?

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很多人經常同時處理多項工作,因為他們相信一心多用可以幫助他們完成更多,可是相反的是工作效率往往不升反跌,箇中原因之一竟然是多工處理所帶來的成就感。

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隨著科技愈來愈發達,都市人每天接收的資訊以幾何級數增加,時間卻仍是一天24小時,要完成手上的工作,大部分人都選擇同時進行多項工作,並且相信這樣做能有助於我們完成更多事情。

但是,有不少的研究卻指出了一心多用不但不會提高我們的生產力,更會削弱我們的注意力、讓我們更容易分心、增加我們的犯錯率,從而降低我們的工作效率。

其中有一點非常有趣:同時處理多項任務,會讓我們感覺自己好像完成了許多工作。

我們享受這種成就感,不過問題是這只是一種錯覺,因為人都會捨難取易,讓自己忙於不重要的小事,但卻忽略或拖延更重要的任務。

換句話說,同時進行多項工作往往會導致拖延行為的出現。

社會作家克雷.薛基(Clay Shirky)撰寫的一篇文章中,做出了最好的解釋,以下是他所寫內容:「人們經常同時處理多項工作,因為他們相信多工處理可以幫助他們完成更多工作。這些成果從未實現;相反的,效率會下降。然而,多工處理伴隨而來的副作用是,它提供了情感上的滿足感,在工作期間帶來了拖延的樂趣。」

 

多工處理帶來了生產效率高的錯覺

這是非常有誘惑力的影響,大到影響了我們的行為。生產效率高的錯覺,讓我們充滿積極的感受。

當我們認為自己已經完成很多工作時,在情緒上會感到很滿足。這些感覺會鼓勵我們,重複採取任何能夠帶來這種感覺的行動。

因此,我們便會進入了惡性循環,繼續進行多工處理以獲取更多的滿足感,這也是一般人很難遏止一心多用這個習慣的原因。

但是,如果你真的想停止拖延行為,你就必須開始培養「每次只專注一件事」的習慣。

每次只專注一件事

只專注一件事是一種習慣,就像其他任何一種習慣一樣,要對自己保持耐心,一步一腳印的慢慢把它建立起來。以下是幾個提高專注力的小建議,供各位參考:

    1. 不要依賴你的記憶力
      寫下每一件需要注意的事項。每日待辦事項清單上的事項愈少愈好,因為事項少可以減少你的選擇,並提升你的專注力。

    2. 為待辦事項清單上的每個項目制定優先順序
      你可以使用數字、字母或顏色來排定項目的優先順序,請謹記先把重要的事情做好才到下一個項目。

    3. 在前一天晚上確定項目的優先順序
      這樣一來,你就不用在需要完成它們的那一天,浪費時間去做這件事。你只需要查看你的清單,先找出優先順序高的事項,然後把注意力集中在這些事項上,之後再解決比較不重要的工作。

    4. 清除你工作空間裡的干擾
      這包括實際環境與網絡干擾,譬如說手機、電郵和寵物等等。

    5. 使用時間分段法安排你的一天
      以時間分段方式工作,可以讓你一次專注於一項任務。舉個例子,今天早上9點到10點,除了回覆昨天晚上積累的電郵外,其他的事情一概不會處理。

    6. 只留下必須的瀏覽器分頁
      如果你經常需要在線上同時執行多項任務,那麼請關閉所有無關的瀏覽器分頁,這樣就比較不容易受到網路上源源不斷的干擾。

    7. 不要將清單上的項目轉來換去
      每當你從一項只做到一半的事情切換到另一個事情時,都應該意識到隨之帶來的轉換成本(Switching Cost),它會對你的工作效率帶來破壞性的影響。

最後請記住,專注是一種習慣,堅持這個習慣最好的方法就是慢慢培養。你得花一點時間,對自己保持耐心,原諒自己偶爾犯錯。

當養成這項習慣後,你會擁有更高的專注力和生產力,而且比較不容易把重要的事情拖延了。


取材自

一流自雇者的時間管理術

The Procrastination Cure

作者:Damon Zahariades 
出版日期:2019年12月

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