開會時實用的筆記法!

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好的筆記不光是用來記載資訊,它還能強化我們的思考能力,快速幫助我們了解事情的前因後果,方便應付工作的需要。

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讀書時期,相信很多人都有抄寫筆記的經歷,令人遺憾的是,很多學校都只是鼓勵學生搬字過紙,直接抄寫老師在黑板上的內容,卻沒有教授寫筆記之法,導致很多學生誤以為寫筆記只是刻板苦悶的複製作業。

投身社會後,不少社會新鮮人都對「開會」有所恐懼,生怕忘了什麼要點,於是便想盡量將所有對話抄下來。可是在討論的過程,大家你一言我一語,其實是很難把每句話都記下,往往聽完了只抄下幾個重點字,事後看得一頭霧水。

 

如何把凌亂的談話內容整理得有架構?

那麼在聆聽別人談話的時候,有沒有什麼可以加深理解的訣竅?答案在於先了解對話的背景。

當你試著記下談話內容的時候,不要把對方的談話隻字不漏地抄下來,而是把自己想成一個正在興建建築物的工程師,想像一下大樓底層有什麼基礎內容?二樓又有什麼附加的內容?樓層之間的樓梯又有什麼關聯?

以下讓我們用一個實際的例子來示範怎樣去做筆記吧。假設公司在開會討論未來一年的宣傳策略,參與的有老闆、市場部門、業務部門、公關部門和第三方的市場推廣團隊。

 

第一步:了解會議的背景,先設定主要框架

通常這種會議都有主持人(Moderator),一般來說會是專案負責人擔當,會議開始時都會簡單介紹一下議程,這時候便是很好的機會去了解會議的背景和流程,同時讓你寫上將要討論的主要議題。

這個步驟可以幫助我們去蕪存菁,更易抓住討論內容的重點。

一個簡單的會議筆記框架,只要事前做好準備,重點就會比較好抓。另外,事先幫每個參與者都寫上簡單的代號,最好是一到兩個英文單字,方便書寫。(圖片來源:一口知)

 

第二步:分門別類,只寫關鍵字和人物

當然,就算有了議程,大家的談話內容卻未必跟隨,搞不好一點系統都沒有,一時說線上宣傳,下一秒就跳到找名星代言、線下活動。

這時,只要你有妥當做好第一步的筆記框架,還是有辦法輕鬆寫下重點,最為重要的是只寫關鍵字和清楚標示說話人物。

可利用簡單符號顯示之間的關聯。(圖片來源:一口知)

如此一來,我們只要把這些資料整理妥當,便能得到一份清晰簡潔的會議記錄了。


取材自

邊寫邊思考的大腦整理筆記法: 養成「書寫→思考→解決」的習慣,增加生產力,強化學習力,紓解壓力,心智升級!

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作者:齋藤孝 
出版日期:2018年12月

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